OKTicket ahorra un 95% del tiempo y coste en la gestión de comisiones

Acerca de OKTicket

Okticket está revolucionando la gestión de los gastos profesionales al ofrecer una solución integral y automatizada que agiliza el pago, la digitalización y la contabilidad de los gastos de viaje de los empleados. Su plataforma se integra de forma bidireccional con ERPs y software de RRHH, garantizando la trazabilidad y el control en tiempo real. Con la llamada “OKT Card”, las empresas disfrutan de un control total sobre las transacciones, optimizando procesos administrativos y asegurando el cumplimiento normativo. Esta eficiencia permite a sus clientes ahorrar tiempo y recursos, mejorando significativamente su productividad y gestión financiera.

Industria: Desarrollo de software
Tamaño de la empresa: Mediana empresa (51-200 empleados)
Ubicación: España y México
Áreas principales de mejora:

• Automatización de incentivos sin errores de cálculo
• Visibilidad en tiempo real de incentivos para equipos
• Ahorro de tiempo y costes administrativos
• Evolución a modelos de comisiones alineados con los objetivos de empresa
• Aumento de motivación y resultados de los equipos comerciales gracias a los nuevos modelos de comisiones

El Desafío

En Okticket, la gestión de los planes de incentivos suponía varios desafíos. El modelo de comisiones, basado en un esquema trimestral, se calculaba manualmente en Excel. Los objetivos estaban basados en oportunidades generadas y en ventas cerradas, pero debido a las limitaciones manuales del proceso, el cierre del periodo debía realizarse días antes del final de mes.

…Éramos conscientes de que nuestro modelo de comisiones era demasiado simple y no recogía adecuadamente los objetivos estratégicos de la empresa. Las limitaciones que teníamos por hacer los cálculos en Excel hacían impensable definir modelos de incentivos más elaborados que estuvieran 100% alineados con lo que OKTicket necesitaba en cada momento.”

Diego Alonso (Sales Manager en OKTicket)

Antes de usar Remuner

Al tratarse de un proceso de cálculo completamente manual, los responsables de calcular las comisiones e incentivos dedicaban ingentes cantidades de tiempo en volcar todos los datos en hojas de cálculo, por no hablar del consiguiente riesgo de errores humanos y pérdida de datos que suponía. Al no tener una plataforma donde gestionar la retribución variable, los equipos comerciales no tenían visibilidad del proceso ni de los resultados en tiempo real, lo que generaba incertidumbre y pérdida de foco y motivación por su parte, al no poder ver su desempeño o saber a cuántas ventas estaban de llegar a sus objetivos. Esto por tanto provocaba que los incentivos no fueran efectivos en generar un resultado positivo para el negocio.

“Éramos conscientes de que nuestro modelo de comisiones era demasiado simple y no recogía adecuadamente los objetivos estratégicos de la empresa. Las limitaciones que teníamos por hacer los cálculos en Excel hacían impensable definir modelos de incentivos más elaborados que estuvieran 100% alineados con lo que OKTicket necesitaba en cada momento…”, comenta Diego Alonso, Sales Manager de la empresa.

Otro problema importante que tenían era la incapacidad de vincular automáticamente las oportunidades ganadas por cada comercial con sus comisiones. Esto requería que recursos humanos y finanzas revisarán y verificarán cada transacción manualmente, asegurándose de que no hubiera errores. Además, tenían que cerrar el periodo de devengo de comisiones días antes de que acabara el mes, para poder tener listos los cálculos el día de pago de nóminas.

• Esquema del Plan de Compensación Antiguo
  • Modelo de comisión trimestral calculado manualmente en Excel
  • Objetivos basados en oportunidades generadas para SDR y en ventas conseguidas para AE.
  • Cierre de periodo varios días antes del final del mes por falta de tiempo para el cálculo manual.

• Problemas que enfrentaba IXOS
  • Todos los cálculos manuales y en excel.
  • Modelos de comisiones más simples de lo que necesitan y desalineados con los objetivos de empresa, debido a las limitaciones del cálculo en excel.
  • Falta de visibilidad total para todos los equipos comerciales.
  • Proceso muy manual, tedioso y con riesgo de errores. 
  • Incapacidad de vincular de manera automática las oportunidades ganadas por cada comercial.
  • Cerraban comisiones en día 20 para tener tiempo de incluirlo en nómina, en lugar de ir por mes natural, afectando a la transparencia de los cálculos.

Desde que usan Remuner

Diego nos cuenta cómo Remuner está impactando en la gestión del variable de la empresa: 

“En OKTicket, hemos transformado completamente nuestro enfoque acerca de las comisiones de ventas gracias a Remuner. Con el nuevo plan de compensación, ahora contamos con un modelo de comisión mensual que se combina de manera eficiente con bonos adicionales por el cumplimiento de objetivos trimestrales y anuales. Esto nos ha permitido no solo recompensar de forma más justa a nuestros empleados, sino también incentivar un rendimiento constante y alineado con nuestros objetivos.

Antes de usar Remuner, calcular las comisiones era una pesadilla: procesos manuales, errores y una enorme inversión de tiempo. Ahora, hemos evolucionado nuestro modelo de comisión añadiendo suelos, aceleradores y un sistema de comisiones que depende de otras métricas que antes eran imposibles de calcular manualmente. Todo está alineado en los cierres de periodo con los meses naturales, simplificando la planificación y teniendo las comisiones calculadas sin retrasos.

La automatización completa del proceso nos está permitiendo enfocarnos en lo que nos importa más: nuestro crecimiento y el desarrollo de nuestro equipo. Gracias a Remuner, hemos logrado un ahorro del 95% en el tiempo que dedicamos a la gestión de comisiones. Esto significa menos papeleo y más tiempo para enfocarnos en nuestras metas estratégicas.”

El nuevo modelo de comisiones de OKTicket no solo es más justo, sino que también está más alineado con los objetivos de la empresa. Esto asegura que cada miembro del equipo esté enfocado en los mismos objetivos y trabajando en la misma dirección. Además, la mayor transparencia y justicia en la compensación han incrementado notablemente la motivación de los equipos comerciales. 

Esquema del Nuevo Plan de Compensación

• Modelo de comisión mensual combinado con bonus adicionales por cumplimiento de objetivos mensuales, trimestrales y anuales.
• Evolución del modelo de comisión, añadiendo suelos, aceleradores y dependencias cruzadas para comisionar vinculada a objetivos de otras métricas que antes no podían calcular manualmente.
• Cierre de comisiones alineado con el mes natural.
• Proceso 100% automático y sin errores.

Mejoras Clave

• Mejora cuantitativa percibida por OK Ticket, ejemplo de otro cliente: crecimiento en ventas y en generación de oportunidades.
• 95% de ahorro en tiempo de gestión 
• Evolución a modelos de comisiones alineados con los objetivos de empresa
• Aumento de motivación de los equipos comerciales gracias a los nuevos modelos de comisiones

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Resultados Generales en los Primeros Meses

Ahorro de Tiempo y Recursos

OKTicket ha logrado un ahorro del 95% en el tiempo dedicado a la gestión de comisiones. Esto ha liberado a los responsables de procesos tediosos y manuales, permitiéndoles enfocarse más en las metas estratégicas de la empresa.

Automatización y Precisión

El proceso de cálculo de comisiones es ahora 100% automático y libre de errores. Esto ha eliminado las frustraciones y los riesgos asociados con los cálculos manuales, garantizando que todas las transacciones se manejen con precisión y eficiencia.

Mayor Motivación y Transparencia

La introducción de un modelo de comisiones más justo y alineado con los objetivos de la empresa ha incrementado notablemente la motivación del equipo comercial. La transparencia en la compensación permite a los empleados ver su desempeño en tiempo real y entender mejor sus metas conectándose más de dos veces al día a Remuner para monitorear su progreso y comisiones.

Alineación con los Objetivos Empresariales

El nuevo modelo de comisiones de OKTicket no sólo recompensa adecuadamente a los empleados, sino que también está diseñado para reflejar y apoyar los objetivos estratégicos de la empresa. Esto asegura que todos los miembros del equipo trabajen hacia las mismas metas y contribuyan al crecimiento empresarial de manera coherente.

Con Remuner, OKTicket ha dado un gran paso hacia adelante en la gestión de la retribución variable, asegurando no solo la satisfacción de nuestro equipo, sino también impulsando nuestro crecimiento empresarial de manera eficiente y efectiva. “No me imagino ahora cómo podríamos trabajar sin Remuner, creo que no dejaremos la herramienta nunca” concluye Diego.